Conhecemos muito bem o peso que os prazos, sempre apertados e distantes da realidade, representam para uma rotina empresarial. Dez entre dez empresários convivem com o seu rigor e invariavelmente precisam negociar novas datas, novas condições e isso nem sempre é resolvido sem desgastes, ruídos e descontentamentos.
Lidar com as expectativas alheias não é fácil, mas lidar com as expectativas que nós mesmos em algum momento assumimos como compromisso é duplamente mais complicado.
E para variar, estamos aqui, bem no meio do mês de dezembro de 2011, faltando menos de uma semana para o Natal, período no qual as pessoas e empresas vivem a explícita sensação de prazo de validade a vencer. Como se a data de 23 de dezembro assumisse ares de data cabalística, inviabilizando com seu status qualquer postergação ou adiamento.
Mas em eventualmente e em muitas situações, na vida empresarial como ela é (grande Nelson Rodrigues), os prazos precisam adquirir alguma elasticidade. A questão é como tratar disso, minimizando os desgastes.
Vamos lá:
1. Antes de tudo, as justificativas precisam ser plausíveis e apresentadas com consistência e solidez de argumentos. Jamais um adiamento pode ser fruto de descuido, descaso, falta de organização ou de planejamento. Os motivos devem ser fortes e verdadeiros.
2. Faça vigorar na sua empresa uma cultura de rigoroso cumprimento de prazos. Isso é fundamental, pois quando necessitar solicitar um adiamento, será provavelmente entendido. Tenha crédito.
3. Qualquer projeto deve contar com um bom, detalhado e explicitado planejamento. Esse instrumento poderá ao mesmo tempo fornecer os melhores argumentos na hora de se conquistar uma elasticidade nos prazos. Ele é a prova do seu cuidado com o atendimento das expectativas assumidas e o seu compartilhamento possibilita maior compreensão da parte momentaneamente frustrada.
4. Trabalhe sempre com prazos realistas. Isso é fundamental e deve ser defendido. Quando decidir ceder a uma expectativa mais agressiva deixe claro a sua posição sobre as datas mais adequadas.
5. Ao propor um novo cronograma, seja cuidadoso nos detalhes da nova programação. Isso garantirá a sensação de segurança que o seu cliente precisa sentir na hora que souber o plano furou.
7. Seja organizado e exija isso da sua clientela. Além do propiciar uma operação mais ajustada e rentável, ajudará muito no momento de uma eventual reprogramação.
8. Saiba lidar com o stress da parte atingida pelo seu não cumprimento. Entenda que ela certamente necessitará, a partir de agora, adotar o mesmo expediente que você, porém, diante dos clientes dela.
Por fim, não se esqueça, todo furo de cronograma traz consigo uma lição. Tire o máximo de aprendizado disso e siga em frente.
Fonte: Saia do lugar
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